Lediga jobb som Chefssekreterare och VD-assistenter m.fl. i Falun

Vill du ta nästa steg i karriären, vara en del av något större och värdesätter att – med den du är och det du gör – få bidra till ett säkrare och bättre samhälle? Vill du vara med och bygga en välfungerande verksamhet? Hos oss får du möjlighet att göra skillnad - välkommen med din ansökan!

Förbandet Dalregementet
Försvarsmakten försvarar Sverige, landets intressen, vår frihet och rätt att leva som vi själva väljer. Etableringen av Dalregementet är en del i uppbyggnaden av den svenska försvarsförmågan. Intill dess att regementet är utvecklat till full kapacitet, bland annat med nytt regementsområde, kommer verksamheten att präglas av kontinuerlig utveckling och förändring. Arbetssätt kommer till del förändras över tid för att anpassas till den växande organisationen och dess verksamhet.

Om enheten
Du kommer tillhöra regementsstaben, vars uppgift är att planera, leda och följa upp regementets verksamhet samt stödja regementsledningen i beslutsfattande.

Huvudsakliga arbetsuppgifter
I ditt arbete som chefsstöd kommer du fungera som ett stöd till regementschefen och övrigregementsledning/stab. Du arbetar med allmänt förekommande administrativa uppgifter såsom kalenderhantering, reseplanering och protokollföring. Du samordnar och stödjer regementsledningens olika verksamheter, vilket bland annat kan innebära samordning av möten eller traditionstillfällen likväl som praktiska förberedelser och efterarbeten vid möten och besök. Du kommer hantera och upprätta skrivelser i Försvarsmaktens ärendehanteringssystem VIDAR samt skiftplanering och upprättande av beställningar i systemet PRIO.

Som chefsstöd deltar du i förändrings- och processarbetet vid regementet, vilket kan innefatta att ta fram och uppdatera rutinbeskrivningar samt utveckla våra arbetssätt. För att passa i rollen bör du trivas i ett arbetsklimat som genomgår förändring. Du motiveras av rutinarbete likväl som av nya administrativa utmaningar. Tjänsten som chefsstöd kan komma att förändras/utvecklas över tid.

Kvalifikationer

- Gymnasieexamen
- Aktuell och dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete
- Goda kunskaper i MS Office
- Goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift
- Körkort B

Meriterande

- Erfarenhet av arbete som chefsstöd
- Erfarenhet av arbete i PRIO/SAP
- Erfarenhet av arbete i Emilia och VIDAR (Sharepoint)
- Tidigare anställning inom Försvarsmakten, i motsvarande befattning

Personliga egenskaper
Vi ser att du är lösningsorienterad och kan hantera flera uppgifter parallellt, med förmåga att organisera och prioritera i ditt arbete. Som person är du ansvarstagande, strukturerad, och noggrann. Du bidrar aktivt till gott samarbete och till bra stämning i arbetslaget. Du är prestigelös och tycker om att stödja andra. Du har god förmåga att arbeta såväl självständigt som tillsammans med kollegor.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrig information
Anställningsform: Tillsvidare som civil tjänsteman med sex månaders provanställning tillämpas
Tjänstgöringsgrad: Heltid.
Arbetstid: 40 timmar/vecka, måndag-fredag på dagtid med flextidsavtal
Arbetsort: Falun, men tjänsteresor kan förekomma.
Beräknat tillträde: Efter överenskommelse
Lön: Individuell lönesättning tillämpas inom ramen för Försvarsmaktens lönepolicy. Löneanspråk anges i ansökan.

Personal i Försvarsmakten har enligt avtal möjlighet till fysisk träning på arbetstid upp till tre timmar/vecka

Tester kan eventuellt förekomma under rekryteringsprocessen.

Kontakt vid frågor gällande tjänsten
Övlt Lars Rutgersson

Kontakt vid frågor om rekryteringsprocessen
HR-generalist Tiina Blom

Fackliga representanter
Kontaktas via växeln 08-788 75 00

OFR/O Henrik Eklund
OFR/S Kenneth Hartikainen
SACO Johan Gillemyr
SEKO

Ansökan
Välkommen med din ansökan – sista ansökningsdag är 2023-11-01

Din ansökan ska bestå av CV samt ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning.
Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats.
--------------------------------------------------------
Information om Försvarsmakten och det rekryterande förbandet:

Dalregementet är ett av Försvarsmaktens nygamla förband med anor från 1625. Regementet återetablerades 2021 efter beslut av riksdagen. Vår verksamhet finns i Falun och vi kommer bidra med utbildning av soldater som bygger framtidens infanteriförband/Armé.

Inom Försvarsmakten finns en stark värdegrund som bygger på öppenhet, resultat och ansvar. Professionell utveckling och personlig hälsa värdesätts och uppmuntras. Det finns goda förutsättningar för intern karriärrörlighet, friskvård samt bra balans mellan arbete och privatliv.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap.
Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.

Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes. Visa mindre

Länsstyrelsen i Dalarnas län är en statlig myndighet som finns nära människorna i vårt län. Vi är en viktig länk mellan länet och regeringen, riksdagen och andra myndigheter. Vår uppgift är att säkerställa att nationella mål och uppdrag genomförs regionalt och med hänsyn till förutsättningarna i just vårt län. Vårt arbete bygger på en samsyn kring mål och prioriteringar och utgår från de fyra ledorden rättssäkerhet, kunskap, samarbete och bra bemötande.



Beskrivning
Enheten för intern service finns vid avdelningen för verksamhetsstöd och samhällsskydd.

Enheten är mångfacetterad och arbetar med utvecklingen av myndighetens interna serviceuppdrag såsom reception, vaktmästeri, centraldiarium, arkiv, lokaler, fordon samt myndighetens fysiska interna skydd. Enheten har en central roll i att samordna hållbarhetsledning och digitalisering av dokument, inköpsprocesser och utlämnande av allmänna handlingar. Enheten ansvarar också för att stödja digitala flöden, förvalta myndighetens lokaler och fordonsflotta, att införa och implementera olika teknikplattformar för radio och telefoni samt drift av vissa tekniska installationer i fastigheterna. Enheten samordnar personalens utrustning för distansarbete.

Arbetsuppgifter
Länsstyrelsen i Dalarnas län söker en chef till enheten för intern service. Enheten har för närvarande 19 medarbetare. Som enhetschef ansvarar du för att utveckla, planera och leda enhetens arbete. Du har ansvar för budget och resursfördelning, såväl ekonomiskt- som personellt- och arbetsmiljöansvar för enheten. Utöver enhetens egen budget deltar du i samordningen av myndighetens samlade gemensamma kostnader och planering, genomförande och uppföljning av gemensamma investeringar.

I din roll som enhetschef så ansvarar du för att ni möter målen inom enhetens områden och i vissa fall, även verksamhetsmål som berör hela myndigheten. Ditt ledarskap genomsyras av den statliga värdegrunden och vår chefskultur. I uppdraget ingår både direkt detaljerade operativa arbetsuppgifter och att kunna representera Länsstyrelsen i nationella nätverk. Så vi söker dig som har både ett operativt och ett strategiskt ledarskap.

Din närmaste chef är avdelningschefen Lars-Håkan Jönsson.

Kvalifikationer
Krav är att du:

Har goda ledaregenskaper och erfarenhet av att vara chef och ledare.

Är en god myndighetsföreträdare och att du med lätthet kan arbeta enligt den statliga värdegrunden.

Klarar säkerhetsprövning inklusive registerkontroll.

Har god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift.

Svenskt medborgarskap krävs eftersom tjänsten är placerad i säkerhetsklass.

 

Det är mycket meriterande om du har:

Arbetat inom offentlig förvaltning och har kunskap om ekonomi-, budget- och investeringsstyrning. Kunskap om arbetsmiljölagstiftning eller systematiskt arbetsmiljöarbete.

Utbildning inom digitalisering eller teknisk förvaltning.

Erfarenhet från arbete med arkiv och samordning av organisationer med olika uppdrag.

Utöver detta är det meriterande:

om du har kunskaper inom juridik och har arbetat på en Länsstyrelse.

Personliga egenskaper:

I ditt ledarskap är du strukturerad, lyhörd, öppen och empatisk. Du ser medarbetarnas olikheter som en styrka och har förmågan att omsätta denna kraft till utveckling och måluppfyllnad. Delaktighet och inflytande är självklarheter för dig och du bjuder gärna in till samarbete. Flertalet av dessa egenskaper ingår i vår chefskultur och utgör vår gemensamma syn på myndighetens ledarskap. Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper.

Villkor
Provanställning om 6 månader kan tillämpas. 
Intervju kommer genomföras under vecka 45. 

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller pappersformat. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Visa mindre

BESKRIVNING AV ARBETSUPPGIFTERSom chefssekreterare arbetar du i team på övergripande nivå där arbetsuppgifter bland annat består av att:• Bereda underlag och föredra dessa för polisområdeschefen• Skriva mötesanteckningar- och protokoll• Boka möten• Distribuera dagordningar• Bokning av resor och konferenser• Förbereda inför konferenser• Sammanställa och följa upp ärenden• Utveckla administrativa rutiner och metoder som underlättar för verksamheten• Föredra ärenden i Polisområdets ledningsgrupp• Föra och följa upp beslutsloggar• Vara administrativt stöd till sektionschef och övrig ledningsgrupp• Korthantering (tjänste-, och passerkort)• Utföra visst signalskyddsarbeteKVALIFIKATIONER•      Godkänd gymnasial utbildning•      Mycket goda kunskaper i svenska språket, tal o skrift.•      Goda kunskaper i engelska, muntligt.•      Erfarenhet av arbete som sekreterare och/eller assistent.•      1 års dokumenterad erfarenhet av administrativ tjänst. MERITERANDE•      Erfarenhet av protokollskrivning.•      Erfarenhet av diarieföring.•      Mycket god datavana.•      Tidigare anställning inom myndighet.PERSONLIGA EGENSKAPERSom chefssekreterare ser vi att du har ett utpräglat ordningssinne med god förmåga att arbeta strukturerat, samt att du är självständig i ditt arbete. Med varierande och ofta snabbt uppkomna arbetsuppgifter ser vi att du är flexibel och duktig på att hantera tempoväxlingar i arbetet. Med många kontaktytor i arbetet bör du även vara social och duktig på att samarbeta.Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet. BESKRIVNING AV ARBETSPLATSENPolisområdets kansli utgör ett stöd till polisområdeschefen, polisområdets tre lokalpolisområden och utredningssektionen. Kansliet ska bereda uppgifter från nationell och regional nivå och sammanställa uppgifter från hela polisområdet. Kansliet är en sammanhållande funktion i polisområdet och administrerar hela polisområdets in- och utgående handlingar, ansvarar för polisaspiranter och fältstudenter, samordnar utbildningsfrågor och kvalitetssäkrar ordningsvakts-frågor. Utöver dessa områdesspecifika frågor hanteras mängder med andra frågor av varierad karaktär. Ett omväxlande arbete och inte sällan med korta handläggningstider. Som chefssekreterare tillhör du polisområdets kansli och arbetar på uppdrag av kansli- och polisområdeschefen. På kansliet finns också en funktion som arbetar med övergripande planering av kärnverksamhet.KONTAKTPERSONER Rekryterande chef: Annika Hjelm Samordnare Kansli 010-56 725 [email protected]                              Fackliga kontaktpersoner: Polisförbundet, SACO, SEKO ochST nås via vår växel 114 14ÖVRIG INFORMATION:Anställningen:Anställningsform: Tillsvidareanställning Arbetsort: FalunArbetstid: Dagtid Tillträde: Enligt överenskommelseAnställningen kräver svenskt medborgarskap.Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Säkerhetsprövning, med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen, kommer genomföras före anställningen. AnsökanVälkommen med din ansökan bestående av personligt brev och CV (inga betyg eller intyg) senast den 5/5 2019. Vi tar endast emot bilagor i pdf- eller doc-format.Skicka din ansökan via e-post till [email protected] eller till adressen: Polismyndigheten, Registratorskontoret, Box 122 56, 102 26 Stockholm. Märk din ansökan med dnr A209.756/2019 i mailets ärendemening.Har du skyddad identitet söker du genom att skicka in din ansökan via post till:Polismyndigheten, Box 122 56, 102 26 Stockholm Polisområde Dalarnaeller kontakta berörd HR-konsult Andreas Bamberg, e-post: [email protected] rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är att du som kandidat samtycker till sådan behandling som en del av ansökan till tjänsten, där du som kandidat väljer vilken typ av personuppgifter som delas med Polismyndigheten i detta avseende. Observera att du som kandidat är berättigad att när som helst dra tillbaka det nämnda samtycket genom att kontakta Polismyndigheten.Dina personuppgifter behandlas hos oss under rekryteringsprocessen och i den utsträckning detta är nödvändigt för att uppfylla lagstiftningen, dock längst två år. Du som kandidat kan när som helst kontakta Polismyndigheten för att utöva rätten att få tillgång till, korrigera eller radera personuppgifter. Även för att begränsa eller invända mot behandlingen av din data samt rätten till dataportabilitet. Dessutom har du som kandidat rätt att lämna ett klagomål till dataskyddsmyndigheterna när det gäller behandling av dina personuppgifter.De personer som har tillgång till personuppgifterna är rekryterande chef samt HR-konsulter hos Polismyndigheten. Har du frågor kring integritet, kontakta Polismyndigheten för ytterligare information. Mer information finns på www.polisen.se/personuppgifter/rattigheterDin ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen.Varmt välkommen med din ansökan! PolismyndighetenLäs gärna mer om polisen och vår verksamhet på www.polisen.se Vi undanber oss samtal från dig som vill sälja annons- och rekryteringstjänster. Vi ser fram emot din ansökan! Visa mindre